E-Mails: Zeitfalle und Kommunikations-Un-Kultur vermeiden
Updated: Dec 10, 2019
Arbeiten wir mit unseren Kunden an der Thematik Zeit- und Selbstmanagement, taucht er mit Sicherheit auf, der Schrecken der täglichen E-Mail Flut. Stress, Frust, Produktivitätsverlust, Kosten, Missverständnisse, die Liste der negativen Auswirkungen ist lang. Laut Studie eines britischen Kommunikationsunternehmens verschwenden Menschen zehn Prozent ihres Arbeitstages mit unnötigen E-Mails.
Bei all dem Gejammer wird vergessen, dass wir nicht nur hilflose Opfer der E-Mail Flut sind, sondern auch selbst dazu beitragen. Falls Sie jetzt schon für 2018 gute Vorsätze suchen, hier ein Vorschlag: Hören Sie auf, Ihre Zeit und die Ihrer Kollegen durch sinnlose E-Mails und eine E-Mail-Un-Kultur zu verschwenden.
Viel Ärger verursachen wahllose Kopien von intern versandten Nachrichten. Mit-Leser werden auf CC gesetzt, damit der Chef auch sieht, wie beschäftigt man ist oder Verantwortung abgegeben wird. Schließlich soll hinterher niemand behaupten dürfen, er habe von nichts gewusst.
Elendslange Nachrichten mit dem Betreff "Zur Info" an möglichst viele Empfänger zu versenden, ist, offen gesagt, ein Verbrechen an Ihren Kollegen. Wie geht es Ihnen, wenn Sie sich durch dutzende Absätze quälen müssen, um herauszufinden, worum es überhaupt geht und am Ende festzustellen, dass für einen persönlich höchstens ein Punkt aus dem ganzen Informationskonvolut relevant ist?
Beherzigt man hingegen eine sinnvolle E-Mail-Kultur, bietet dieses Medium durchaus Vorteile, um Besprechungen effizienter und Kommunikation einfacher zu gestalten. Dazu einige Grundregeln:
1. Bevor Sie lostippen, überlegen Sie, weshalb Sie dieses E-Mail schreiben und ob dies wirklich der beste Kommunikationsweg ist. E-Mails eignen sich NICHT für:
komplexe Sachverhalte – um Missverständnisse und telefonische Rückfragen zu vermeiden, setzen Sie lieber eine kurze Besprechung an,
Botschaften mit emotionaler Sprengkraft – diese gehören von Angesicht zu Angesicht besprochen,
absolut dringende Angelegenheiten – gestehen Sie dem Empfänger Zeit zur Bearbeitung / Beantwortung zu (mindestens 24 Stunden). Wenn es wirklich brennt, greifen Sie zum Telefon.
2. Versehen Sie Ihr E-Mail mit einem klaren, aussagefähigen Betreff, damit der Empfänger auf einen Blick entscheiden kann, wie er mit der Nachricht umgeht.
3. Wenn Sie längere Informationen versenden, erklären Sie zu beginn in einem Satz, worum es bei diesen geht, damit sich die Empfänger orientieren können. Auch für eine Spezifikation, welcher Teil der Information für welche Empfänger wichtig ist, wird man Ihnen danken (z. B. Achtung, Punkt 6.7 wichtig für Vertrieb).
4. Formulieren Sie Ihre E-Mails so kurz und prägnant wie möglich.
5. Einladungen zu Besprechungen nie ohne Agenda, Besprechungsziel und eventuell nötiger Vorbereitungen versenden. Für Vertriebler gilt dies selbstverständlich auch für Kundentermine. Dadurch erhöhen Sie die Effektivität von Besprechungen und Terminen ungemein.
6. Versenden Sie keine CC oder BC Mails und löschen Sie erhaltene. Damit haben Sie Vorbild- und Erziehungswirkung. Bedenken Sie, dass E-Mails nicht der Arbeitsdokumentation dienen.
7. Bedenken Sie, dass E-Mails die Tendenz zur Vermehrung haben. Je mehr unnötige E-Mails Sie produzieren / beantworten, desto mehr bekommen Sie auch.
8. Auch für E-Mails gelten die üblichen Benimm-Regeln zwischenmenschlicher Kommunikation.
Abschließend noch ein Wort zum Zeitmanagement: Sie bestimmen, wann Sie Ihre Mails bearbeiten. Planen Sie Fixzeiten (z. B. eine Stunde am Vormittag und eine Stunde am Nachmittag) und lassen Sie sich nicht ständig von E-Mails aus Ihrer Arbeit reißen.
In diesem Sinne, tragen Sie dazu bei, der E-Mail Flut den Kampf anzusagen und die Kommunikationskultur in Ihrem Unternehmen zu verbessern. Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg!
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