Täglich deutlich weniger Zeit mit E-Mails verschwenden
Ein kürzlich veröffentlichter McKinsey-Bericht ergab, dass der durchschnittliche Berufstätige 28 % seines Arbeitstages mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringt. Das sind sage und schreibe zwei Stunden und fünfzehn Minuten pro Tag.
E-Mail-Geplagte haben zu gegensätzlichen, extremen Bewältigungsmechanismen gegriffen, um den nicht endenden digitalen Ansturm zu überstehen. Auf der einen Seite gibt es die Inbox-Null-Anhänger, die emsig und sorgfältig ihren Posteingang sauber halten. Am anderen Ende gibt es diejenigen, die im Grunde resigniert haben. E-Mails landen in ihrem Posteingang und bleiben dort.
E-Mails sind der Fluch des modernen Arbeitsplatzes. Aber mit diesen einfachen Tricks können Sie wertvolle Zeit zurückgewinnen.
Ein moderaterer Umgang mit Emails
Wir plädieren für einen moderateren und weitaus einfacheren Ansatz: Hören Sie auf, Ihren E-Mail-Posteingang ständig zu überprüfen. Checken Sie Ihren Posteingang deutlich seltener und nur zu festgelegten Zeiten.
Laut einem kürzlich erschienenen Forbes Artikel checken Berufstätige ihre E-Mails im Durchschnitt 15 Mal pro Tag. Wenn wir einen 8-Stunden-Arbeitstag als Ausgangspunkt nehmen, bedeutet das, dass Mitarbeiter ihre E-Mails alle 32 Minuten abrufen. Das ist aus zwei Gründen schlichtweg verrückt:
Weder Kunden noch Arbeitskollegen erwarten eine Antwort auf eine E-Mail-Anfrage innerhalb einer Stunde. Damit ungeduldige Kunden, Kollegen oder sonstige Kontakte nicht nerven, empfehlen wir Unternehmen, klare Standards zu setzen, innerhalb welchen Zeitraums diese eine Antwort bekommen sollen. Ganz ehrlich, 24 Stunden sind ausreichend. Für dringende Fälle soll stattdessen zum Telefon gegriffen werden. Mit solchen Standards befreien Sie Ihre Mitarbeiter von dem psychologischen Zwang, andauernd den Posteingang zu kontrollieren. Zweimal täglich reicht im Normalfall aus.
Unterbrechungen sind Zeiträuber. Wenn Sie an einer Aufgabe arbeiten und diese für den E-Mail-Check unterbrechen, kehren Sie nicht so mir nichts dir nichts zur ursprünglichen Aufgabe zurück und machen nahtlos dort weiter, wo Sie aufgehört haben. Laut einer Studie der Universität von Kalifornien kann es bis zu 25 Minuten dauern, bis Ihr Gehirn vollständig zur ursprünglichen Aufgabe zurückkehrt. Im Grunde verarbeitet Ihr Gehirn immer noch zwei Dinge auf einmal. Darunter leidet natürlich auch die Arbeitsqualität.
Verschwenden Sie keine Zeit damit, E-Mails in zu vielen Ordnern zu organisieren.
Moderne E-Mail-Programme verfügen über ausgezeichnete Suchwerkzeuge, die Ihnen helfen, gespeicherte E-Mails später wiederzufinden. Löschen Sie stattdessen beim ersten Lesen diejenigen E-Mails aus Ihrem Posteingang, die Sie nicht sofort benötigen, und legen Sie die „Keepers“ in einem von zwei Ordnern ab: einem „Nur-Lesen“-Ordner für E-Mails, die keine Antwort erfordern, und einem für E-Mails, die eine Antwort erfordern.
Bringen Sie Ihre Newsletter-Abonnements unter Kontrolle.
Wenn Sie wie die meisten Berufstätigen sind, haben Sie wahrscheinlich einige Branchen-Newsletter abonniert und höchstwahrscheinlich mehr, als Sie wirklich brauchen. Richten Sie eine automatische Filterung und Ablage für die Newsletter ein, die Sie tatsächlich lesen und melden Sie sich von denen ab, die Sie nicht benötigen. Verwenden Sie Ihren Spam-Filter, um die Newsletter zu blockieren, die immer wieder auf Sie zukommen, nachdem Sie versucht haben, sich abzumelden.
Hören Sie auf, CC- und BBC-E-Mails zu lesen und zu schreiben.
Ein großer Teil der E-Mails, die ein durchschnittlicher Berufstätiger täglich erhält, sind irrelevante CC- oder BCC-E-Mails. Vielleicht ist es eine Vorsichtsmaßnahme seitens des Absenders, um zu zeigen, dass er „fleißig am Arbeiten“ ist. Vielleicht dachte der Absender auch nur, dass es von allgemeinem Interesse sein könnte, obwohl es Sie nicht betrifft.
Der Grund spielt keine Rolle. Hören Sie auf, sie zu lesen. Jetzt. Schicken Sie sie automatisch in einen Archivordner und schauen Sie sie nie wieder an.
Ich weiß, das klingt radikal und es gibt gewöhnlich einige Einwände gegen diese Maßnahme.
Was aber, wenn sich in der täglichen Flut eine wichtige E-Mail befindet? Sie haben sie nicht gelöscht und der Absender wird sich direkt bei Ihnen melden, wenn er etwas Wichtiges geschickt hat und eine Antwort erwartet.
Was ist, wenn sie von meinem Chef sind? Ich kann ihre Emails nicht einfach ignorieren. Halten Sie ein Meeting mit Ihrem Chef ab und erklären Sie ihr, dass Sie effektiv und produktiv sein wollen und sich nicht mit Nebensächlichkeiten beschäftigen. Versuchen Sie, sie dazu zu bringen, die Zeitfalle zu sehen, die sie durch das Versenden von CC- und BCC-E-Mails verursacht.
Was ist, wenn einige der BCC-E-Mails, die ich erhalte, nützlich sind? Ich möchte wissen, wann der Firmenlauftreff stattfindet, manchmal mache ich mit. Richten Sie Ihren E-Mail-Filter dann so ein, dass er diese durchlässt. Seien Sie aber ehrlich, das hat nicht wirklich etwas mit der Arbeit zu tun. Richten Sie einen „Spaß“ oder „Ablenkung“ Ordner ein, in dem sie gesammelt werden, und verbringen Sie Zeit damit, sie zu lesen, wenn Sie eine Pause brauchen.
Es versteht sich von selbst, dass Sie keine E-Mails CC oder BCC versenden. Es ist eine Frage der Business-Etikette, sich Gedanken zu machen, wen Ihre Nachricht wirklich betrifft. CC und BCC sind dann nicht nötig.